¿Cuáles consideras que son los beneficios más importantes de la Automatización en las empresas?

La trascendencia de tener una empresa automatizada a no tenerla es sinónimo de tener clientes con más posibilidades de contratar tus servicios o no.

Un sistema automatizado nos ayuda en la gestión de la empresa, el tiempo que nos ahorra, nos facilita que los colaboradores y el equipo podamos dedicar más tiempo a desarrollar otras actividades. Cada empresa tiene cientos de tareas internas que se llevan a cabo manualmente. Las áreas están estructuradas para cumplir con sus labores y objetivos sin importar el tiempo que demande ni las tareas que deban desarrollar. 

La pandemia, la constante evolución del mercado y las tendencias cambiantes, ha sido el auténtico resorte de la transformación digital, por lo que hoy la tecnología ya es un elemento más dentro de cualquier empresa para su supervivencia.

Se genera a las empresas la necesidad de dejar de lado las tareas que derrochan tiempo y recursos para enfocarse en la automatización de procesos, es decir, al uso de la tecnología para ejecutar tareas o procesos recurrentes en un negocio.

Los procesos automatizados impulsan la eficiencia, crean estándares útiles y, en última instancia, ayudan a las organizaciones a ahorrar tiempo, dinero y recursos. También organiza tareas repetitivas de alto volumen, ya que éstas son más fáciles de mecanizar y también conducen a los mayores beneficios dentro de la organización.

¿Cuándo automatizar un proceso?

Existen muchas variables para analizar a la hora de automatizar un proceso y que se deben considerar para dar el paso hacia la transformación digital. En primera instancia, sería fácil afirmar que debemos llevar por la vía tecnológica tareas rutinarias y repetitivas. Pero lo cierto es que depende de lo que cada empresa necesite para mejorar y ser más efectiva en sus procesos.

Para automatizar procesos es necesario diseñar un sistema antes de poner una solución, encontrar los puntos de mejora del sistema. Por eso el diseño del proceso de automatización debe de ser personalizado a cada situación, lo que funciona para unos, no funciona para todos.

De esta forma, será más sencillo saber exactamente qué se debe adquirir para automatizar el proceso. Algunos de los factores que debemos tener en cuenta son:

• Elegir bien el proveedor de la automatización. Por ejemplo, si será un software lo que se utilizará se debe tener en cuenta que el proveedor de servicio postventa.
• Saber que si algo del sistema falla se puede ver afectada la totalidad de la operación.
• Tener en cuenta que el sistema de automatización puede que solo funcione para un tipo de negocio en específico.
• Considerar que el proceso no tiene que ser 100% automatizado. Puede ser que parte del proceso necesite ser hecho por personas y se debe identificar exactamente qué partes.

Ventajas de automatizar un proceso

¿Cómo te puede ayudar la automatización?

• Te dará libertad a tu equipo de trabajo para que se enfoque en las tareas más complejas.
• Los procesos pueden ser mecanizados, lo cual puede reducir el margen de error.
• Los tiempos de entrega se cumplirán siempre. 
• Todos los procesos seguirán siendo realizados, independientemente de las situaciones.
• El tiempo y los recursos no serán desperdiciados.

La eficiencia, eficacia y productividad aumentarán, pero el automatizar los procesos en la empresa pueden generar otros beneficios que se deben considerar, entre ellos:

1. Reducción de costos. Los recursos utilizados probablemente se reducirán.
2. Los colaboradores podrán utilizar su tiempo para resolver tareas más importantes.
3. Se evitarán errores. Automatizando los procesos se podrá reducir notablemente los errores que se cometen por las personas.
4. Permite trazar mejor el proceso. Al automatizar, se puede revisar en cualquier momento en que parte de la ejecución se encuentra una tarea.
5. Soluciones inmediatas. Los resultados estarán siempre actualizados y se podrán revisar en tiempo real.
6. Mejora la comunicación. De igual forma, se podrán sincronizar de mejor manera diferentes sectores de la empresa, mejorando la comunicación, evitando errores y aumentando la velocidad de procesamiento de datos.
7. Identificación de fallas. También ayuda a localizar las fallas que hay en algún proceso y a mejorarlas de manera más inmediata.

¿Dónde se pueden automatizar procesos en la empresa?

Aquí te mostramos algunos de los más comunes para que los conozcas y entiendas su importancia dentro de la empresa.

Procesos financieros: Es esencial controlar todos los movimientos financieros para evitar problemas de flujo de caja o perjudicar los lucros. Por medio de sistemas de control y automatización ayudará para conseguir una buena precisión contable, entender cuánto gasta cada una de las áreas y evitar problemas por una obligación que dejó de ser paga.

En definitiva, la automatización de los procesos en las empresas es una excelente manera de ahorrar algo de dinero al tiempo que se acelera la logística de ejecución del mismo. De ese modo, la rentabilidad de la empresa aumentará.

Gestión de documentos: Cuando no existe una buena gestión de estos documentos se generan pérdidas de productividad y hasta podrían aparecer algunos problemas paralelos como multas o acciones judiciales.  Hay diferentes sistemas de control y automatización, además de plataformas que ayudan a digitalizarlos, guardarlos con seguridad y visualizarlos fácilmente para que nada pase por alto. 

Marketing digital: Algunas estrategias de mercadeo pueden ser automatizadas para convertir clientes potenciales en clientes fidelizados y aumenta la tasa de retorno de inversión de la empresa.

Entre las herramientas que se automatizando dentro del marketing son:

• Email marketing
• Tracking de visitantes (a redes sociales y sitio web)
• Valoración de leads
• Creación de workflows automatizados.

Además, se puede revisar estadísticas de alcance, lo cual permite una mejor y rápida comparación contra ventas que a su vez permite mejorar estrategias de mercadeo para productos o actividades.

Mejora la experiencia con los clientes: Existen muchísimas variantes para mejorar en esta área que es fundamental para aumentar la retención de clientes, al hacerlo más accesible, flexible y ahorro de tiempo.

Si nunca has automatizado tu empresa antes, tal vez ya sea momento de intentarlo. Cada empresa deberá hacer un análisis para entender sus propias necesidades y así implementar las automatizaciones en las áreas que reporten más beneficios.